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Microsoft Outlook でルールを使用すると、アカウント内の指定された条件に一致する電子メールに、定義済みのアクションを自動的に適用できます。これにより、手動で電子メールをフィルターすることを避け、そのプロセスを自動化することができます。ここでは、Outlook でルールを作成する 2 つの異なる方法を紹介します。
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Outlookでルールを作成する方法Outlookで既存のメールを使用してルールを作成するOutlookでテンプレートを使用して役割を作成する
Outlook のルールを作成する方法。
関連記事Outlook のルールを使用して、メール送信後の "Oh No!
Outlook でルールを作成する方法
Outlook でルールを作成する最初の方法は、既存の電子メール メッセージをベースとして使用することです。
Outlook でルールを作成する最初の方法は、既存の電子メール メッセージをベースとして使用することです。Outlook では、選択したメッセージに類似したメッセージを検索し、それらにアクションを適用できます。
もう 1 つの方法は、テンプレートからルールを作成することです。この方法では、ルールを作成するためにテンプレートを選択するか、白紙のテンプレートからルールを作成します。これにより、電子メールで何をしたいかについて、より多くの選択肢が得られます。
Outlook の既存の電子メールを使用してルールを作成する
Outlook の既存の電子メールを使用してルールを作成するには、以下の手順に従います。
メールアカウントにあるメールをルールのベースとして使用するには、まず、コンピュータでOutlookアプリを起動します
。
Outlook が開いたら、ベースとして使用したい電子メールを探します。たとえば、Zoom からのすべての電子メールを特定のフォルダーに送信したいので、Zoom からの電子メールを見つけます。次に、このメールを右クリックして、［ルール］を選択し、［ルールを作成］します
。
<img src="https://www.howtogeek.com/wp-content/uploads/2022/05/1-outlook-create-rule.png?trim=1,1&bg-color=000&pad=1,1" alt="Select Rules > Create Rule from the menu.
<img src="https://www.howtogeek.com/wp-content/uploads/2022/05/1-outlook-create-rule.png?trim=1,1&bg-color=000&pad=1,1" alt="Select Rules > Create Rule from the menu.</img
「ルールの作成」ウィンドウが表示されます。ここでは、時間を節約するために、選択した電子メールから特定のフィールドを事前に入力します。これらのフィールドを使用するには、各フィールドの横にあるチェックボックスを有効にする必要があります。
フィールドの内容を変更したい場合は、ご自由に変更してください
!
同じウィンドウで、”Rule “と “Rule details “をクリックします。
同じウィンドウの “Do the Following” のセクションでは、選択したメールにどのようなアクションを適用するかを決定します。たとえば、選択したメールと似たようなメールを自動的にフォルダーに移動したい場合は、 “アイテムをフォルダーに移動する”オプションを有効にします。その後 “フォルダーの選択 ”
をクリックします。
「ルールとアラート」ウィンドウで、メールを移動させるフォルダを選択します。その後、 “OK.”
を選択します。
「ルールの作成」ウィンドウで “OK” をクリックし、ルールを作成して保存します
。
ヒント: ルールのカスタマイズ オプションにアクセスするには、“ルールの作成” ウィンドウで “Advanced Options” ボタンをクリックします。
<img src="https://www.howtogeek.com/wp-content/uploads/2022/05/5-outlook-save-rule.png?trim=1,1&bg-color=000&pad=1,1" alt="Select "OK."</img
開いた “Success” プロンプトで、新しいルールを既存のメールにも適用したい場合は、 “Run This Rule Now on Messages Already in the Current Folder” オプションを有効にしてください。そして、 “OK.”
を選択します。
<img src="https://www.howtogeek.com/wp-content/uploads/2022/05/6-outlook-save-rule-prompt.png?trim=1,1&bg-color=000&pad=1,1" alt="Choose "OK."</img
そして、これで完了です。これでルールが作成され、指定した条件に一致するメールに適用されるようになりました。
Outlook のルールを使用して、電子メールを自動的に BCC できることをご存知ですか?
関連記事Outlook のルールを使用して電子メールを自動的に BCC する方法
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Outlook でテンプレートを使用して役割を作成する
Outlook には複数の役割があります。
Outlook には、いくつかの基本的なルールを作成するのに役立つ複数のテンプレートがあります。これらのテンプレートを使用するには、まず、ご使用のマシンで Outlook を起動します。そして、Outlook の左上隅で “ファイルをクリックします。
左側のサイドバーにある “File “をクリックします。
左サイドバーの[情報]をクリックし、右ペインで[ルールとアラートの管理]を選択します。
All Rights Reserved.
「ルールとアラート」ウィンドウが表示されます。
.
新しいルールに使用するさまざまなテンプレートを提供する &##8217;Rules Wizard” ウィンドウが表示されます。使用するテンプレートを選択します。たとえば、件名に特定の単語を含むメールをメール アカウントの特定のフォルダーに移動する場合は、「#8220;件名に特定の単語を含むメッセージをフォルダーに移動」</#8221; を選択します。
以下の手順では、上記のテンプレートを使用します。
テンプレートを選択したら、ウィンドウの下部にある “Next.”
を選択します。
次のページで、テンプレートを選択します。
次のページで “Step 2” のセクションで “Specific Words.”
をクリックします。
<img src="https://www.howtogeek.com/wp-content/uploads/2022/05/11-outlook-rule-specific-words.png?trim=1,1&bg-color=000&pad=1,1%20jp" alt="Select "Specific Words."</img
すると、「検索文字列」ウィンドウが表示されます。ここで、“件名に検索する単語またはフレーズを指定する” フィールドをクリックし、メールをフィルタリングする単語またはフレーズを入力します。次に、 “Add.”
これらの単語をリストに追加するには、 “Add.”
をクリックします。
単語を追加したら、“OK”ボタンをクリックします。
もう一度、”OK “ボタンをクリックします。
もう一度、[Step 2”]で[”指定]をクリックします
。
<img src="https://www.howtogeek.com/wp-content/uploads/2022/05/13-outlook-rule-specify-folder.png?trim=1,1&bg-color=000&pad=1,1" alt="Choose "Specified."♪"
メールを移動させたいフォルダを選択します。
「ルールウィザード」の画面に戻りました。ここで、下部にある “Next.” をクリックし、 “Next” と “Next.”
を選択します。
</img
「ルール設定の完了」画面で、「“ステップ1: このルールの名前を指定します”」フィールドに、ルールの名前を入力します。これは任意の名前にすることができますが、後でこのルールを簡単に認識できるように、説明的な名前を使用するようにしてください。
[ルールの設定]画面の[ステップ1: このルールの名前の指定]フィールドに、ルールの名前を入力します。
「ステップ 2: ルール オプションの設定」セクションで、新しいメールに加えて既存のすべてのメールにロールを使用するには、 “Run This Rule Now on Messages Already in ‘Inbox’ ” オプションを有効にします。
「このルールを有効にする」を選択してルールを有効にし、下部にある “Finish.”
をクリックします。
[ルールとアラート] ウィンドウの下部にある “Apply” を選択し、次に “OK を選択します。
ヒント: 今後、ルールを削除するには、リストでそのルールを選択し、 “Delete.” を選択します。
これでルールが完成しました。
これでルールが作成され、選択したメールに対してフィルタリングとアクションが実行されるようになりました。これで設定は完了です。
サーバー側のルールを Outlook で作成できることをご存知ですか?これらは、上で見たものとは異なり、特定のケースで使用したいと思うかもしれません。
サーバー側のルールを作成するには、次のようにします。
関連記事Outlook でサーバー側のルールを作成する方法
サーバー側のルールを作成する方法について説明します。
